Neue Serie: Organisation einer Modellbauausstellung, Teil 5 und 6
01.01.2020 von Bernd Heller

Projekte delegieren

Eine Ausstellung kann nicht von einer Person alleine geplant und organisiert werden. Wer das glaubt, unterschätzt den Aufwand bei weitem. Deswegen sollte man in der Planungsphase die Ausstellung in verschiedene Projekte aufteilen und an Clubkollegen delegieren. Solche Projekte können sein: Hallenplanung, Cafeteria, Tombola, Workshops, Abendveranstaltung, usw.

Die Projekte agieren dann in der Planungsphase mehr oder weniger eigenständig und präsentieren ihre Fortschritte bei den regelmäßigen Clubtreffen den Kollegen und dem Clubleiter. Änderungen oder Ergänzungen immer im Dialog besprechen. Viele Köpfe haben viele Ideen und Lösungsvorschläge für ein Problem. Letztendlich entscheidet der/die Clubleitung über die optimale Herangehensweise.

Tombola

Eine Tombola ist die beste Möglichkeit, die Kosten der Ausstellung zu refinanzieren. Bei einer öffentlichen Veranstaltung zählt sie jedoch zu den Glücksspielen. Und Glücksspiel wird von jedem Bundesland selbst reglementiert und verwaltet. Deswegen ist eine generelle Aussage darüber, ob und unter welchen Bedingungen eine Tombola auf einer Ausstellung durchgeführt werden darf, an dieser Stelle nicht möglich.

Auch ist es von entscheidender Relevanz, ob der veranstaltende Modellbauclub ein eingetragener Verein mit anerkannter Gemeinnützigkeit ist oder ob es sich „nur“ um einen eingetragenen Verein oder eine Interessengemeinschaft handelt. In jedem Fall muß dazu das zuständige Ordnungsamt im Vorfeld über die geplante Tombola informiert werden.

Wenn alle Hürden erfolgreich gemeistert wurden können Preise und Lose organisiert werden. Das richtige Mischungsverhältnis Gewinnlose/Nieten erfordert etwas Fingerspitzengefühl. Es empfiehlt sich, die Tombola mit mindestens drei Personen zu besetzen: Einer ist für die Kasse zuständig, einer für den Lostopf und einer für die Ausgabe der Gewinne.

Als Preise für eine Tombola kann natürlich vieles verwendet werden. Da es sich um eine Modellbauausstellung handelt, sollten es auch Preise aus dem Bereich Modellbau sein. Am Besten sind hier original verpackte Neuware wie z.B. Bausätze oder gut erhaltene Fachliteratur. Nicht geeignet sind Haushaltsgegenstände jeder Art oder angefangene oder unvollständige Bausätze. Ausnahmen können Dinge sein, die ein Sponsor zur Verfügung stellt. Hier ist am Besten von Fall zu Fall zu entscheiden.

Die Besucher merken sich wenn eine Tombola „Gut“ oder „Schlecht“ ist. Unter Umständen kann das der ausschlaggebende Punkt sein, ob sie zur nächsten Ausstellung nochmals als Besucher da sind oder nicht.

Bernd Heller
Für den Vorstand des DPMV e.V.